Gmail大改版,可為機密郵件設定閱讀期限,讓AI提醒回覆重要郵件

Gmail大改版,可為機密郵件設定閱讀期限,讓AI提醒回覆重要郵件 */Google正式宣布Gmail大改版,將會透過保密模式提升使用Gmail的安全性,加入AI讓工作變得更加智慧化、更有效率,除了會有全新的介面之外,還會加入Google的AI技術創造新應用,並整合其他G Suite的應用  文/何維涓 | 2018-04-26發表 */日前Google通知了的G Suite用戶Gmail即將大改版,25日在官方部落格正式宣布Gmail大改版的消息,並一次解析Gmail會有哪些更動,現在除了G Suite用戶可以在管理控制臺中切換至新版的Gmail之外,Gmail的個人用戶也可以從設定中選擇適用新版,所有的更新功能將會在未來幾周陸續推出。這一波更新將會提升超過400萬的付費企業用戶使用Gmail的安全性,並加入AI讓工作變得更加智慧化、更有效率,Google G Suite團隊表示,除了會有全新的介面之外,還會提供進階的安全功能,另外也加入Google的AI技術創造新應用,並整合其他G Suite的應用。首先在提升安全性的部分,Google為了確保用戶的資料安全性,在上個月推出網路釣魚保護機制Phishing protections,幫用戶辨識出商業電子郵件詐騙,以及保護敏感資料,該保護機制會自動警告用戶,或是將詐騙郵件移到垃圾郵件,擋下99.9%的商業電子郵件詐騙。這次改版也新增加了保護資料的保密模式Confidential mode,透過保密模式,用戶可以設定到期日或是收回寄出的訊息,來保護敏感資料,郵件到期後收件者將無法再檢視郵件內容,此外,內建的訊息管理控制功能可以讓用戶移除轉寄、複製、下載或是列印郵件的功能,避免用戶不小心將郵件寄錯收件人,導致敏感資料外洩。(如下圖,圖片來源:Google)接著,在加入AI技術的部分,Google新增了3個由AI技術打造的功能,包含主動提醒回覆Nudging、智慧回覆Smart Reply和重要通知high-priority notifications。大部分的用戶無法一次處理收到的大量郵件,有時候會漏掉一些重要的郵件,藉由Nudging功能,Gmail會主動提醒用戶追蹤和回覆郵件,像是在郵件旁邊顯示「三天前收到,要回覆嗎」的提醒訊息。而智慧回覆Smart Reply則是在去年就在行動App版本推出的功能,提供用戶預先建立的罐頭訊息,讓用戶直接回覆,過去該功能每天處理了億級的郵件數量,Google這次更新終於將智慧回覆的功能帶到網頁版中。(如下圖,圖片來源:Google)Gmail這次還在行動版本推出重要通知的功能,透過AI技術挑選出重要的訊息,只通知用戶重要的消息,避免干擾用戶工作,舉例來說,若用戶過去一個月沒有開啟訂閱的電子報,通知會詢問是否要取消訂閱。(如下圖,圖片來源:Google)此外,這次Gmail也重新設計了網頁版的介面,主要是要讓用戶更方便在收件匣完成大部分的工作,不需要點進個別的郵件中,現在,用戶不需要開啟郵件就可以從收件匣中看見每封郵件的附件,將滑鼠移至郵件上方,可以封存、刪除、標示為已讀或是未讀、延後(Snooze),延後能夠讓特定郵件暫時消失在收件匣中,設定時間到期後才會再出現。(如下圖,圖片來源:Google)值得一提的是,Gmail也整合了其他G Suite的應用,在收件匣頁面的右側有日曆、保留和任務,用戶可以直接創立日曆行程,記錄工作的想法和待完成的任務,另外用戶也可以自行加入其他G Suite的外掛程式,像是Trello for Gmail、Streak CRM Add-on for Gmail。(如下圖,圖片來源:Google)最後,當用戶人在外面沒有網路時,Gmail也預計要支援離線存取郵件的功能,提供用戶在沒有網路連線的情況下,搜尋、撰寫、回覆、刪除和封存90天內的郵件,這項離線服務可望在未來幾周內上線。

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