如何成為好的CIO,前行政院院長張善政給兩大建議

如何成為好的CIO,前行政院院長張善政給兩大建議 前行政院院長張善政認為,資訊主管如果能將專案管理好,不需要懂技術細節,「CIO能夠擺脫一些技術的細節,觀察資訊技術與應用趨勢是更重要的,」他提醒。 文/何維涓 | 2017-11-27發表 前行政院院長張善政日前在2017 CCDS全國大專校院資訊行政主管研討會中,以過去擔任國家高速網路與計算中心主任和科技部長等自身經歷,分享資訊主管的使命,他認為資訊主管有2大責任:顧好資訊環境、推動資訊應用,若是學校計算機中心服務停擺,會影響學校教學和學生學習,而政府部門若是公文系統出狀況,機關也無法運作。除了將資訊環境維護好之外,資訊主管還要推動資訊應用,以校園為例,學校的校務系統非常複雜,開發的過程需要將學校所有部門的需求,都考量在內,因此,資訊主管還需要跨部門溝通。「CIO需要資訊專業背景嗎?」張善政表示這是許多人的疑惑,他的答案是:「需要,也不需要。」他解釋,資訊主管當然需要懂一些資訊專業知識,但是現在學校或是政府機關,其實都面臨資訊人力短缺的問題,將系統外包是避免不了的趨勢,資訊主管如果能將專案管理好,不需要懂技術細節,「CIO能夠擺脫一些技術的細節,觀察資訊技術與應用趨勢是更重要的,」他提醒。他強調,資訊主管更需要具備資訊技術與應用趨勢的觀察力,了解現今趨勢,設法推動並規畫可行的類似應用,張善政以自己在任行政院院長的時候為例,當時沒有多餘的時間親自追蹤資訊技術和應用的趨勢,於是,他委託電子資訊專業媒體,每隔一陣子與他報告新興的趨勢,掌握像是大數據、AI、IoT、資安等相關議題,他表示,資訊主管可能沒有辦法抽空自己追蹤,但是還是有其他辦法可以掌握資訊的新動向。因此,他笑著說,去年520卸任之後最快樂的事就是,偶爾有演講邀約就會逼著他上網將技術發展趨勢研究一輪,在準備投影片的同時,研究這些發展趨勢,「心裡是滿充實的。」CIO身兼多職,不只管技術還要考量業務層面張善政指出,資訊主管除了要掌握資訊技術與應用趨勢外,張善政表示,CIO還得身兼多職,最近有2個名詞非常火紅就是數據長(Chief Data Officer)和數位長(Chief Digital Officer),數據長要從業務的角度,決定大數據在企業中,如何收集、保留、應用和管理,而數位長則負責數位轉型相關工作,將過去的傳統業務數位化,推動行動應用、社交管道、虛擬商品等,「美國一個機關會有資訊長、數據長、數位長,以及資安長,但是在臺灣就是一個人─CIO。」張善政表示,臺灣較少企業會將職權分的這麼細,因此,資訊主管不只是要管技術,還需要考量行銷和業務,需要了解業務,並能友善與業務部門互動,最後,還要能夠遊說並推廣新的應用型態。張善政以自己在任時推動大數據為例,當時設法推動大數據,就請來講師為部會的內閣閣員上一整天的課,結果效果還不錯,其中有位講師是個年輕的女生,因為要幫爸爸申請職災的勞保理賠,發現政府的網站很難用,不容易找到要如何申請補助和相關的資訊,於是自己將政府原本的網站資訊寫成另一個網站,甚至她自己建立的網站,還比政府的網站更熱門,當時張善政看中該位講師的能力和溝通技巧,邀請她到行政院當推動大數據的幕僚,可惜晚了一步,當時衛生福利部部長蔣丙煌已經搶先一步。張善政表示,CIO在帶領先導的計畫時,需要與高層溝通取得授權,還需要跨部門協調,並證明大數據和數位化的重要性,「CIO也需要人際溝通技巧!」張善政表示,因為推動新應用的過程,常常需要跨部門的合作,溝通技巧就扮演非常重要的角色,但是,有些資訊背景的人不擅長溝通或是不習慣遊說他人,他建議,若自己不擅長可以找適合的人來擔任溝通的橋樑。此外,他也提醒,CIO一開始要用最少的資源盡最大的力量讓計畫成功,先不要要求擴充軟硬體設備,先用現有的資源做出初步成果,才容易獲得高層的認同,進而要求投入資源繼續進行,他舉例,當時張善政在推大數據時,政府部會並沒有花任何額外的費用去買軟硬體,就運用現有的伺服器和人力來完成。推動新應用的同時,CIO也要考量是否會影響業務,會不會造成營收降低,張善政舉例,保險公司的汽車保險方案若推出按里程計費,可能會造成營收降低,大多數的保險公司不願意提供類似的方案也是因為營收的考量,但是他也表示,客戶可能因為保費降低,而投保額外的保險,這些問題都是CIO和CEO可以共同思考。CIO收集資料的策略CIO身兼數據長就需要決策收集資料的策略,張善政針對收集資料的策略給予CIO一些建議,「資料不要問目的盡量收集,因為需要收集再收集就來不及了!」他舉例,在他推動開放資料的期間,找來一個年輕的小留學生擔任開放資料民間諮詢委員會的委員,當時那位委員提議市政府要開放路樹的資料,張善政不解其用意,詢問之後,才知道可以透過路樹的資料,讓民眾知道哪些地區有什麼樣的樹、什麼時候會開花,對那些物質會過敏的人就能夠避開,張善政聽完覺得,要尊重年輕人的創意,「CIO不見得有創意,有創意的是外面要用資料的人,」因此,他提醒,資料應該要盡量多收集。張善政還指出,機關要建構資料共同合作的體系,舉例來說,中小學入學新生需要填寫的家庭背景資料,其實一項資料便是新住民第二代相關資訊,因為學生學習上遇到困難,學校知道學生家庭背景特別,會給予輔導,不過,中學後的學生不一定想讓別人知道自己家庭背景,因此都不會填寫,學校就無法得知學生的家庭狀況。他指出,「內政部的戶籍資料分享出來就能解!」處理新住民的問題,還需要勞動部和經濟部的資料,來了解新住民的家庭經濟狀況,這些都需要跨部會的溝通。同樣地,學校也需要建構資料共同合作的體系,張善政表示,學校掌握畢業生的畢業動向能夠作為改善教學的回饋,因此,學校要與畢業校友維持有效且長期的聯繫管道,像是永久保存畢業校友在校帳號和電子郵件,或是學校可以在社群媒體上,建立制式的畢業班群組社群網路。不過,「學校不能期待校友會主動回報畢業動態,」張善政表示,教育部應該要主動收集畢業校友的動態,他認為,精確追蹤學生畢業後的表現是政府必須承接的責任,例如,勞動部有就業資料可以追蹤校友就業狀況,財政部的所得稅資訊能提供薪資狀況,資料分析的結果要回饋給學校,讓學校改善教學課程。而學校可以做的是收集在校學生在學校的記錄,從教務方面可以掌握學生學業狀態,像是出席狀況、歷次考試成績、繳交報告,以及圖書館借書紀錄,學務方面則是要了解學生的生活,像是學校設施使用記錄、參與社團的活動紀錄、宿舍的相關記錄。「如果不收集這些資料,如何知道學生表現落差?」張善政指出,若有學生上學期表現很認真,但是到了下學期突然都不來上課,導師有這些記錄才能了解學生的表現異常,進而關心是否家中發生變故。他舉例,美國路易斯安那州就開發了學生表現評量與警示系統Kickboard,透過開放的校務系統與家長互動,將學生在學的記錄與家長分享,資料分析的結果也會通知導師,讓學校能夠更了解學生。

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